Liquiditätsplanung: So bleibt dein Unternehmen am Laufen

Es hat geklappt! Du hast dich selbstständig gemacht, vielleicht sogar mithilfe von lionsleague.de. Jetzt bist endlich dein eigener Chef. Das heißt aber auch, deine administrative Arbeit nie zu vernachlässigen. Schließlich musst du als Gründer Rechnungen schreiben und begleichen, Steuern abführen und Rechtsvorschriften beachten. Vor allem aber solltest du eine regelmäßige Liquiditätsplanung durchführen. Zwar hast du bereits in deinem Businessplan eine erste finanzielle Planung erstellt. Doch ein stets aktuelles Wissen um deinen Geldbestand ist ein unverzichtbarer Wert für eine langfristige Rentabilität. Mithilfe einer Liquiditätsplanung siehst du auf Anhieb, welche Einnahmen du generierst und welche Ausgaben du tätigst.

Bei uns erfährst du, wozu ein Liquiditätsplan genau dient und weshalb er so wichtig ist. Wir sagen dir, was er umfasst und worauf du bei seiner Erstellung unbedingt achten solltest. So wirst du dein Unternehmen auch in Zeiten hohen Wettbewerbs und anhaltenden Fachkräftemangels langfristig erfolgreich führen können.

Was sind die Ziele der Liquiditätsplanung?

Mit der Liquiditätsplanung bleibst du stets im Bilde über deine aktuellen und prognostizierten Ausgaben und Einnahmen. Und damit deine liquiden – oder auch: „flüssigen“ – Geldmittel. Schließlich benötigst du ausreichend finanziellen Spielraum zur Erfüllung deiner Zahlungsverpflichtungen und für neue Investitionen.

Das Ziel eines transparenten Liquiditätsplans liegt also in der Ermittlung und Darstellung deiner Zahlungsfähigkeit. Mit ihm erkennst du mögliche finanzielle Engpässe frühzeitig und kannst entsprechende Gegenmaßnahmen ergreifen. So kannst du stets kurzfristigen Verbindlichkeiten gegenüber Gläubigern oder Lieferanten nachkommen und deinen Betrieb selbst in schwierigen Zeiten aufrechterhalten. Die erforderliche Höhe deiner Liquidität hängt von individuellen Faktoren ab. Als kreativer Bilderbuchgrafiker liegen deine Ausgaben beispielsweise weit unter denen eines Werkstattinhabers. Versuche grundsätzlich, deine Liquidität stets so gering wie möglich und zugleich so hoch wie erforderlich zu halten.

Solltest du noch nicht überzeugt sein: Dein eigener Informationsgewinn ist nicht das einzige Ziel einer Liquiditätsplanung. Daneben erwarten auch deine Geldgeber und Geschäftspartner regelmäßig Auskünfte zum Bestand deiner Barmittel. Denn auch sie haben ein verständliches Interesse an deinem Unternehmenserfolg. Das Gleiche gilt für den Staat. Zumindest verpflichtet er dich in § 15a Insolvenzordnung zur umgehenden Beantragung einer potenziellen Zahlungsunfähigkeit oder Überschuldung. Und eine Nichtbeachtung kann im Extremfall sogar eine Freiheitsstrafe bedingen.

Was gehört zur Liquiditätsplanung?

Du kennst nun also die Ziele deiner Liquiditätsplanung. Ihre genaue Struktur richtet sich nach dem Ermittlungszeitraum, den du in der Regel anhand deiner Unternehmensbranche und -größe bestimmst. Dabei kannst du aus drei Verfahren wählen:

• Kurzfristige oder auch direkte Liquiditätsplanungen führst du tagesweise, pro Woche oder monatlich durch. Aufgrund der tagesaktuellen Zahlen kannst du deinen Geldzufluss und Geldabfluss, den sogenannten Cashflow, besonders genau berechnen. Doch der Aufwand ist hoch und wird zumeist nur von größeren Handelsunternehmen betrieben.

• Bei einem mittelfristigen Liquiditätsplan beträgt der Abrechnungszeitraum zwischen einem Monat und einem Jahr. Hier nutzt du durchschnittliche Cash-Positionen zur Kalkulation – Planungen innerhalb dieses Zeitraums sind für dich als Gründer ideal.

• Bei einer langfristigen oder auch indirekten Liquiditätsplanung betrachtest du deine Einnahmen und Ausgaben über mindestens ein Jahr. Ausgangspunkt sind deine Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung des vergangenen Jahresabschlusses. Zwar erschweren sich Prognosen von Forderungen und Verbindlichkeiten, je weiter du in die Zukunft blickst. Doch das Verfahren kostet dich weniger Zeit als eine direkte Berechnung. Und Muster oder Ungereimtheiten erkennst du dennoch frühzeitig. 

Während sich einzelne Posten insofern individuell unterscheiden, folgen Liquiditätspläne beim Aufbau stets einem identischen Schema. Für dieses berechnest du deine verfügbaren Mittel und subtrahierst davon deine Ausgaben:

• Liquide Mittel am Anfang des Kalkulationszeitraums

• Ab- und Zurechnung deiner Ausgaben und Einnahmen

• Liquide Mittel am Ende des Kalkulationszeitraums

Liquide Mittel umfassen alle Bank- und Kassenbestände, die zur Begleichung deiner Verbindlichkeiten verwendet werden können.

Das klingt erstmal nicht kompliziert. Doch das wird es leider durch die zeitliche Diskrepanz zwischen deinem Umsatz und deinen Zahlungsein- und ausgängen. So musst du neben Fixkosten auch Schätzungen angeben. Deinem Liquiditätsplan geht also eine Liquiditätsanalyse voraus, auf deren Basis du künftige Einnahmen und Ausgaben möglichst genau prognostizierst.

Als Grundlage dient dir dein Bank- und Kassenbestand zum Stichtag des letzten Abrechnungszeitraums. Diesen stellst du den zu erwartenden Ein- und Ausgaben im Ermittlungszeitraum gegenüber. Die Veränderung zwischen den jeweiligen Fälligkeitsterminen ergibt dein Saldo: Du erkennst, ob du über ausreichend liquide Mittel verfügst. Nach Abschluss des Ermittlungszeitraums bildet dieser Abschlusssaldo den Anfangssaldo für deinen darauffolgenden Liquiditätsplan.

Deine Zahlungseingänge erfassen

• Debitorenbestände: bereits fakturierte Rechnungen für Lieferungen und Leistungen, die noch nicht beglichen wurden,

• Planumsätze: Gesamtbetrag aller deiner für den festgesetzten Zeitraum geplanten Umsätze.

Deine Zahlungsausgänge beinhalten

• Forderungen deiner Gläubiger aus Lieferungen und Leistungen,

• prognostizierte Aufwendungen wie Miet- oder Personalkosten,

• liquiditätswirksame bzw. zahlungsneutrale Geschäftsvorfälle: Positionen, die zahlungswirksam geworden sind, aber das Ergebnis nicht unmittelbar berührt haben. Zu ihnen zählen beispielsweise Privatentnahmen oder Tilgungsraten.

Fiktive, also noch nicht zahlungswirksame Vorgänge wie Abschreibungen oder Rückstellungen berühren deinen Cashflow nicht.

Tipp: Ersetze für möglichst genaue Resultate deine Schätzungen später durch die realen Werte.

Gerne geben wir dir ein konkretes Zahlenbeispiel für die Liquiditätsplanung eines kleinen Unternehmens. Nehmen wir an, es handelt sich um einen kleinen Online-Shop, der seine Liquidität für die nächsten drei Monate plant. Hier ist ein beispielhafter Liquiditätsplan:

Erläuterungen:

• Der Anfangsbestand jedes Monats entspricht dem Liquiditätsstand am Ende des Vormonats.

• Die Umsatzerlöse schwanken leicht von Monat zu Monat, wobei im März ein Anstieg erwartet wird.

• Die Wareneinkäufe variieren entsprechend der erwarteten Umsätze.

• Personalkosten und Miete bleiben konstant.

• Versandkosten korrelieren mit den Umsätzen.

• Marketingausgaben werden im Februar reduziert und im März wieder erhöht.

• Die Versicherung wird jährlich im Januar bezahlt.

• Sonstige Betriebskosten fallen unregelmäßig an.

Dieser Liquiditätsplan zeigt, dass das Unternehmen in den kommenden drei Monaten voraussichtlich seine Liquidität steigern kann. Der Kontostand steigt von 10.000 € am 1. Januar auf 18.200 € Ende März. Dies deutet auf eine gesunde Liquiditätssituation hin. Beachte, deinen Plan regelmäßig zu aktualisieren, um auf Veränderungen reagieren zu können. Zudem solltest du längerfristig planen und mögliche Szenarien in Betracht ziehen, wie z.B. saisonale Schwankungen oder unerwartete Ausgaben.

Hinweis: Beim Einkauf betrieblicher Güter zahlst du eine sogenannte Vorsteuer und auf deinen Rechnungen weist du Mehrwertsteuer aus. Obwohl du sie als durchgehenden Posten an dein zuständiges Finanzamt weiterleitest, musst du sie bei jeder Liquiditätsplanung berücksichtigen. In deiner Steuererklärung ziehst du von der Gesamtumsatzsteuer deine bereits entrichtete Vorsteuer ab. Verbleibt ein positiver Betrag, bist du ihn dem Finanzamt schuldig, andernfalls erhältst du die berechnete Summe zurück.

Hier noch einmal als Schritt-für-Schritt-Zusammenfassung:

1. Wähle einen Abrechnungszeitraum.

2. Notiere deinen Kassen- und Bankbestand als Anfangssaldo.

3. Erfasse sämtliche Ein- und Auszahlungen innerhalb der gewählten Periode. Zur besseren Übersicht kannst du ähnliche Posten zusammenziehen.

4. Die Summe ergibt deine Zahlungsfähigkeit am Ende der Zeitperiode. Sie dient dir als Ausgangswert für deine anschließende Liquiditätsplanung.

5. Ersetze für künftig noch genauere Prognosen geschätzte Positionen später durch ihre realen Werte.

So sicherst du deine Liquidität

Ein stets ausreichender Zahlungsfluss ist das A und O für deinen Unternehmenserfolg. Nimm dir also die Zeit und erstelle regelmäßig einen Liquiditätsplan. Und ziehe Schlüsse aus deinen Zahlen! Mit der Zeit steigt deine Erfahrung und damit die Genauigkeit deiner Liquiditätsplanung.

Am Ende haben wir zum Erhalt deiner Zahlungsfähigkeit noch einige Extratipps für dich:

• Lege jeden Monat einen Prozentsatz deiner Einnahmen beiseite. So beugst du finanzielle Engpässe aufgrund hoher Steuernachzahlungen vor. Diese erwarten dich, entwickeln sich deine Umsätze besser als angenommen.

• Halte eine Liquiditätsreserve für sonstige unvorhergesehene Fälle bereit.

• Erstelle ein effizientes Mahnwesen für Forderungen gegen säumige Kunden. Achte in diesem Zusammenhang immer auf die Ausstellung rechtssicherer Rechnungen.

• Verlange für umfangreiche Aufträge Vorschüsse oder vereinbare Abschlagszahlungen.

• Erbitte von deinen Lieferanten verlängerte Zahlungsziele.

• Vermeide unnötige Investitionen. Erwäge Leasing-Optionen für große Maschinen oder Dienstwagen.

• Sind viele deiner Kunden im Zahlungsrückstand, nutze Factoring. Damit verkaufst du deine Rechnungen an Dritte. Vorteil: Du erhältst sofort dein Geld. Nachteil: Du zahlst dem Factoring-Unternehmen einen vereinbarten Prozentsatz der Gesamtsumme.

• Erstelle drei Szenarien bei deinem Liquiditätsplan:

  • Same-case-Annahme: alles läuft weiter wie gehabt.

  • Best-case-Annahme: alles läuft besser als bislang.

  • Worst-case-Annahme: alles läuft schlechter als bislang.

• Solltest du trotz allem in Schwierigkeiten geraten, ergreife umgehend Sparmaßnahmen. Löse Lagerbestände auf, lege geplante Investitionen auf Eis, beantrage einen Kredit.

Zur Erstellung deines Liquiditätsplans kannst du Excel-Tabellen oder passende Softwarelösungen nutzen. Und natürlich steht die LIONS LEAGUE weiterhin unterstützend an deiner Seite. Ihre erfahrenen Experten stellen nicht die Ausarbeitung effizienter Liquiditätspläne sicher. Sondern auch, dass sich dein Start-up sich zu einem langfristig rentablen Unternehmen entwickelt.